Ngày 8 tháng 3 năm 2011, dưới sự chủ trì của PGS. TS Ngô Đình Phương, phó Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh, nhà trường đã triển khai Hội nghị chuẩn bị CSVC cho kỳ thi tuyển sinh vào Đại học và Cao đẳng năm 2011 cho gần 40 trường Đại học có thi sinh đăng ký dự thi tại cụm thi thành phố Vinh. Tham dự hội nghị có trưởng, phó phòng Quản trị, phòng Kế hoạch tài chính và phòng Đào tạo.
Theo sự chỉ đạo của PGS. TS Ngô Đình phương, để đảm bảo tổ chức cơ sở vật chất tốt cho kỳ thi, trên cơ sở kế thừa kinh nghiệm các kỳ thi trước và khắc phục những hạn chế trong công tác tổ chức triển khai; việc chuẩn bị CSVC, thông báo số điểm thi, phòng thi, kinh phí cần có cho các trường ĐH có thí sinh dự thi năm 2011 tại cụm thi thành phố Vinh sẽ tập trung tại các đầu mối. Theo đó, các công việc như khảo sát phòng thi, thông báo điểm thi, phòng thi, làm việc với chính quyền địa phương các cấp, ký Hợp đồng điểm thi được giao cho phòng Quản trị; Các công việc liên quan đến tài chính như tính toán các khoản kinh phí tuyển sinh, thông báo cho các trường đại học Hà Nội, thu chi...giao cho phòng Kế hoạch và Tài chính; Công việc tiếp nhận và chuyển các văn bản thông báo số thí sinh dự thi của các trường ĐH Hà nội cho các đầu mối được giao cho phòng Đào tạo.
Hội nghị cũng đã thống nhất bắt đầu từ ngày 10 tháng 3 năm 2011, phòng Quản trị sẽ làm việc với Sở Giáo dục và đào tạo tỉnh Nghệ An để thống nhất chỉ đạo các Phòng Giáo dục Thành phố Vinh, thị xã Cửa Lò, các huyện Nghi Lộc, Hưng Nguyên và Nam đàn tạo điều kiện để trường Đại học Vinh triển khai tốt việc khảo sát cơ sở vật chất chuẩn bị cho kỳ thi tuyển sinh.
Dự kiến đợt 1, để đáp ứng nhu cầu về điểm thi, phòng thi của kỳ thi và có khả năng lựa chọn cao, phòng Quản trị sẽ tiến hành khảo sát 77 trường Đại học, Cao đẳng, dạy nghề, các trường trung học phổ thông. Trung học cơ sở và Tiểu học tại các địa bàn, trong đó : Thành phố Vinh : 62 trường, huyện Nghi Lộc: 6 trường, huyện Hưng Nguyên: 4 trường, huyện Nam Đàn: 1 trường, thị xã Cửa Lò : 4 trường; về thời gian dự kiến đợt 1 sẽ tiến hành trong thời gian 2 tuần.
Đợt 2 có thể sẽ tiến hành khi đã cơ bản nắm được nhu cầu về phòng thi.
Để đợt khảo sát có chất lượng, đáp ứng đúng yêu cầu mà Quy chế tuyển sinh đã đề ra; công tác khảo sát phải đảm bảo các yêu cầu: chính xác về số liệu và tiến độ thời gian để xác định số lượng phòng thi và các điểm thi chuẩn xác, phù hợp và đúng kế hoạch.
Đồng thời với việc khảo sát, HĐCT liên trường cụm Vinh sẽ có các văn bản gửi các địa phương có trường khảo sát để cùng phối hợp chuẩn bị CSVC.